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Conservazione delle fatture e dei documenti contabili elettronici

News, 17.05.2022

La conservazione deve rispettare regole precise

Le fatture elettroniche danno diritto alla deduzione dell’imposta precedente IVA unicamente a determinate condizioni. I documenti contabili elettronici devono inoltre essere conservati rispettando precise esigenze. Spiegazioni con l’esperta fiduciaria Sandra Maurer.

Per un’impresa è essenziale poter provare l’autenticità e l’integrità dei dati che sono trasmessi e conservati su carta o in formato elettronico. Nell’ambito dell’Imposta sul valore aggiunto (IVA), questa prova può essere fornita tramite la firma elettronica o per mezzo di altri giustificativi e documenti. Può trattarsi di ordini d’acquisto, di bolle di consegna, di scritture contabili, di giustificativi di pagamento, ecc. La tenuta dei libri contabili secondo i principi che regolamentano il diritto commerciale e secondo le regole definite dall’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio permette in linea generale di dimostrare i fatti pertinenti. Sandra Maurer, esperta fiduciaria e direttrice di Tax&Company a Männedorf (ZH), ci spiega come le PMI possono adempiere ai propri obblighi in questo ambito in modo semplice e pratico.

Sandra Maurer informa che di principio tutti i supporti di dati attualmente disponibili sul mercato sono autorizzati. Se si tratta di una conservazione a lungo termine e i dati devono essere salvati conformemente al Codice delle obbligazioni e all’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc), si pongono diversi quesiti:

  • Come garantire per esempio l’integrità e l’autenticità dei dati registrati su supporti di memoria modificabili?
  • Come impedire perdite premature o accidentali?
  • Come si esegue un’adeguata documentazione dei procedimenti?

È inoltre consigliato il rispetto delle regole seguenti:

  • I dati devono essere conservati per 10 anni.
  • L’autenticità e l’integrità devono poter essere provate.
  • Il momento in cui le informazioni sono state registrate deve poter essere provato senza possibilità di modifiche o di falsificazioni.
  • Le leggibilità dei dati deve essere garantita.
  • I dati devono poter essere recuperati con tempistiche ragionevoli.
  • Le informazioni sottoposte a protezione dei dati devono essere conservate sotto forma criptata.
  • La responsabilità è in primo luogo della direzione.

Queste esigenze possono essere soddisfatte solamente con l’uso di un software appropriato. L’acquisto e la manutenzione di questa tipologia di software sono onerosi. Le PMI devono pertanto essere consapevoli che la digitalizzazione dell’archiviazione delle fatture e dei documenti contabili in generale, conformemente all’Olc, necessita di una buona pianificazione, sia in termini di risorse umane sia finanziarie. È sicuramente una delle ragioni per cui numerose PMI continuano a optare per uno stoccaggio fisico.

Fonte, consigli e maggiori informazioni al link
 

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