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Consigli per fissare le priorità

News, 20.09.2022

Le urgenze e le sollecitazioni non smettono di moltiplicarsi per i quadri e per i dirigenti d’impresa. Saper definire i propri compiti in funzione del loro grado d’importanza per utilizzare al meglio le proprie risorse è diventata quindi una priorità.

Il concetto di ʺprioritàʺ è entrato in modo dirompente nel vocabolario quotidiano di dirigenti e manager. Dovendo far fronte a una quantità di compiti sempre crescente e a un flusso d’informazioni divenuto incessante, in particolare a causa del moltiplicarsi dei canali di comunicazione (e-mail, messaggistica del tipo di WhatsApp, telefono, riunioni online), come porre delle gerarchie ai diversi compiti da compiere? Come attenersi alla propria agenda?

Cinque consigli pratici da applicare nel quotidiano:

1. Stimare correttamente il proprio tempo
2. Definire degli obbiettivi limitati
3. Rinunciare a esigere la perfezione
4. Servirsi di strumenti di analisi e di gestione del tempo
5. Preservare le energie e la propria capacità di resilienza

Inoltre, un ulteriore strumento definito matrice di Eisenhower ed ispirato dalle dichiarazioni del 34esimo presidente degli Stati Uniti Dwight David Eisenhower, si basa su due assi principali: l’importanza e l’urgenza.

Ripartiti in quattro quadranti, i compiti da realizzare dovranno essere:

  • Trattati immediatamente (importanti + urgenti). Esempio: telefonare a un cliente che ha chiesto di essere richiamato in relazione alla conclusione di un contratto.
  • Delegati (non importanti + urgenti). Esempio: redigere un verbale da inviare direttamente dopo una riunione (possibile delegare a un collaboratore).
  • Trattati più tardi (importanti + non urgenti). Esempio: presentare un progetto di revisione del sistema informatico dell’impresa prima della fine del mese (con l’avvicinarsi della scadenza, il compito può passare nella categoria urgente).
  • Eliminati (non importanti + non urgenti).

I compiti classificati come importanti conferiscono un valore aggiunto ai progetti da realizzare e sono essenziali alla progressione degli obbiettivi di chi utilizza la matrice. I compiti urgenti sono definiti dai propri termini di scadenza e concernono molto spesso gli obbiettivi di un'altra persona.

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