Introduzione
Sapete che la giornata di venerdì 27 febbraio sarà una di quelle molto pesanti e voi non siete certo le persone che rimandano al giorno dopo ciò che è possibile fare oggi. Siete consapevoli che il vostro cliente, il Signor Rossi, ha bisogno di voi per un preventivo a Lugano. Il Signor Bianchi, rappresentante della "forniture SA" si trova in Ticino solo quel giorno e vi ha chiesto di trovare del tempo per lui in quanto vuole farvi vedere le novità del suo catalogo. Naturalmente avete anche i soliti lavori: il cantiere Bedano, dove avete una riunione alle 16:00, il cantiere Lamone dove dovete installare i vostri macchinari e il cantiere Tesserete per una piccola riparazione.
Il compito è quello di programmare la giornata tenendo conto delle vostre necessità. Ammettiamo che la seguente sia la pagina della nostra agenda, come prepariamo la giornata?
| Venerdì, 27 febbraio | |
|---|---|
| 07:00 - 07:30 | Attività 1 |
| 07:30 - 08:00 | Attività 2 |
| 08:00 - 08:30 | Attività 3 |
| 08:30 - 09:00 | Attività 4 |
| 09:00 - 09:30 | Attività 5 |
| 09:30 - 10:00 | Attività 6 |
| 10:00 - 10:30 | Attività 7 |
| 10:30 - 11:00 | Attività 8 |
| 11:00 - 11:30 | Attività 9 |
| 11:30 - 12:00 | Attività 10 |
| 12:00 - 12:30 | Attività 11 |
| 12:30 - 13:00 | Attività 12 |
| 13:00 - 13:30 | Attività 13 |
| 13:30 - 14:00 | Attività 14 |
| 14:00 - 14:30 | Attività 15 |
| 14:30 - 15:00 | Attività 16 |
| 15:00 - 15:30 | Attività 17 |
| 15:30 - 16:00 | Attività 18 |
| 16:00 - 16:30 | Attività 19 |
| 16:30 - 17:00 | Attività 20 |
| 17:00 - 17:30 | Attività 21 |
| 17:30 - 18:00 | Attività 22 |
Nella programmazione dobbiamo tenere in cosiderazionei seguenti fattori:
- Luogo dell'appuntamento
- Distanza tra gli appuntamenti e tempo di trasferimento
- Pause (necessarie)
- Riduzione massima dei costi
- Necessità esterne (famiglia), interne (collaboratori)
- Telefonate, lavori amministrativi, imprevisti
È forse necessario, in questo caso valutare se non è possibile intervenire con degli strumenti per garantirci il buon funzionamento della giornata. Per prima cosa dobbiamo utilizzare in maniera adeguata il tempo a nostra disposizione e quindi decidiamo un minimo e un massimo che possiamo mettere a disposizione per quella giornata, quindi dobbiamo:
Stimare un tempo di esecuzione per ogni appuntamento:
- Rossi, ore:
- Bianchi, ore:
- Bedano, ore:
- Lamone, ore:
- Tesserete, ore:
Una possibilità per calcolare il tempo necessario può essere quella di calcolarlo, attraverso una formula matematica, che tiene conto anche della possibilità di interferenze esterne (attenzione in questo caso non teniamo in considerazione gli spostamenti, perchè non sappiamo ancora quale sarà la sequenza degli appuntamenti).
t = (tp + 4tv + 1to) / 6
dove:
t = tempo da prevedere
tp = previsione pessimistica
tv = previsione verosimile
to = previsione ottimistica
- Pianificare le scadenze fisse, non prorogabili (attenzione alle riunioni pianificate da altri, domandare uno spostamento è solo una questione di accordo tra le parti);
- Pianificare gli spostamenti: in base ai costi, al tipo di strada e alla lontanza dall'ufficio;
- Raggruppare i vari appuntamenti con una riserva tra loro del 10 %;
- Verificare con i vari interessati se l'orario stabilito funziona.