Prima di decidere se avviare o meno un'attività, l'imprenditore deve riuscire a "preventivare" tutti i possibili costi da sostenere almeno per i primi tre anni di attività e i volumi che potrà realizzare, allo scopo di valutare il grado di profittabilità dell'attività. Senza una previsione attendibile del flusso dei costi e dei ricavi futuri, l'imprenditore è costretto a compiere un "salto nel buio", affidandosi completamente alla buona sorte.

Come compilare il conto economico previsionale

Difficilmente si riuscirà a prevedere tutte le spese, per cui è consigliabile garantirsi un certo margine di sicurezza. Meglio sarebbe sottostimare gli utili e sovrastimare di conseguenza i costi futuri. Stilando il budget delle vendite è utile prefigurare diversi scenari:

• Partire dalla peggiore ipotesi: supporre che gli affari ristagnino, che la produzione dei ritardi o ancora che ci si trovi osteggiati da un concorrente, ecc. Ridimensionare quindi gli obiettivi di vendita;
• Successivamente rivedere le stime in un’ottica ottimistica. Immaginare che tutto proceda per il meglio, che le azioni promozionali ottengano l’effetto auspicato e che la concorrenza rimanga a guardare, ecc. Nella relativa colonna prevedere quindi una cifra d’affari più elevata;
• Infine elaborare uno scenario pragmatico, a metà strada fra i due estremi. Tali valori medi risultano spesso più vicini alla realtà in quanto vi confluiranno le riflessioni alla base delle precedenti valutazioni.

Contenuto di alcune voci dei costi

Ecco il contenuto di alcune voci dei costi:

• Stipendi del personale: indicare lo stipendio lordo;
• Stipendio lordo titolare: per il calcolo dello stipendio, fare riferimento agli stipendi medi in quel determinato settore professionale;
• Assicurazioni sociali per il personale: indicare la parte a carico della ditta;
• Manutenzioni, riparazioni: sono da considerare le manutenzioni e le riparazioni degli impianti mobiliari;
• Costi veicoli: sono da considerare le riparazioni, i servizi, la pulizia, i carburanti, le assicurazioni, le tasse di circolazione, il leasing e la locazione degli autoveicoli;
• Assicurazioni di cose: sono da considerare i premi per le assicurazioni per danni della natura, rottura vetri, furto, responsabilità civile d’azienda, protezione giuridica, interruzione d’esercizio, ecc.;
• Energia, acqua: sono da considerare i costi per l’elettricità, il gas, i combustibili e i prodotti di riscaldamento, l’acqua e lo smaltimento di rifiuti;
• Ufficio e amministrazione: qui si espongono i costi per materiale d’ufficio, stampati, fotocopie, pubblicazioni, telefono, fax, internet, porti, costi tenuta contabilità e consulenza, leasing e locazione hardware e software;
• Costi pubblicità: qui si devono esporre i costi per inserzioni pubblicitarie, stampati e materiali pubblicitari, vetrine, decorazioni, fiere, esposizioni, spese di viaggio e assistenza clienti, i contributi pubblicitari e sponsoring, giubilei dell’impresa.

Alcuni termini relativi al conto economico

Costi fissi

Sono quei costi che non variano al variare della produzione e che vanno sostenuti indipendentemente dal volume di produzione. I costi fissi si possono anche definire costi non legati alla produzione. Che l’impresa lavori molto, poco o nulla, i costi fissi devono essere comunque sostenuti (affitti, ammortamenti, assicurazioni, ecc.).

Costi variabili

Sono quei costi che variano direttamente con il volume della produzione: essi aumentano se la produzione aumenta e si abbassano se la produzione si riduce (es materie prime e merci, manodopera legata direttamente alla produzione, ecc.).

Cifra d’affari lorda (Ricavo lordo)

È il totale lordo delle vendite.

Cifra d’affari netta (Ricavo netto)

È il totale netto delle vendite.

Utile lordo (guadagno lordo)

È la differenza fra il ricavo netto dalle vendite e il costo della merce che è stata venduta.

Risultato netto d’esercizio (utile netto/perdita netta)

È il guadagno (o la perdita) effettivo realizzato dal commerciante nel corso di un esercizio contabile. Dal guadagno ottenuto sulle merci (= utile lordo) vengono tolti i costi comuni (costi del personale, costi auto, costi dei locali, costi interessi, costi pubblicitari, ecc.). L’utile netto/la perdita netta è quella che risulta a saldo del conto economico al momento della chiusura dei conti.

Per una migliore lettura dei dati contabili e per preparare le analisi sull'andamento aziendale, il conto economico viene spesso presentato in modo da far apparire il risultato lordo ottenuto sul movimento delle merci (utile lordo) e in seguito gli altri costi e ricari sostenuti o realizzati dall'azienda.
Questo modo di presentare il conto economico viene detto conto economico a due stadi. In quelle aziende che svolgono anche attività estranee all'attività principale, il conto economico viene anche presentato a 3 o più stadi in modo da mettere in risalto i risultati delle singole attività.

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